- 推薦状を依頼する教授や上司との面談は必要?
- 推薦状を依頼する面談で何を確認したらいいのかわからない
推薦状は唯一自分で提出することができない書類なので、推薦状を依頼する教授や上司へ推薦状に載せて欲しい内容を伝える必要があります。
このように疑問に感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、推薦状を依頼する方への面談は必須です。
推薦状を書いていただく教授や上司に効果的な推薦状を作成してもらえるよう、面談の準備などをしっかりと行いましょう。
こちらの記事では、面談の目的や伝えるべき内容などについて詳しく説明していきます。こちらの記事を読むと推薦状の面談を効率よくできるようになります。
推薦状の話し合いの3つの目的
推薦状は唯一自分で記載・提出ができない書類なので、書類を仕上げていただく教授や上司に「自分がどのような人間なのか」「どのような点が優れているのか」などを適切に伝える必要があります。
そのため、面談の主な目的は以下の3点です。
<面談の目的>
- 推薦状の依頼
- 提出先の確認
- 推薦状の内容の確認
この3つの目的をしっかりと果たすためにも話し合いの場を設けて、先生としっかりと意思疎通しましょう。
推薦状の依頼
推薦状の依頼はメールでも行いますが、面談の機会を設けてもらった際にも改めて推薦状の依頼を行いましょう。
推薦状を記載するには準備が必要で時間がかかる作業なので、面談にて改めてお願いするのがマナーです。
提出先の確認
推薦状の依頼をする際には出願予定の大学院をまとめたリストを作成し、依頼者である教授や上司と一緒に確認しましょう。
一部の教授や上司は時間の関係で「〇〇枚までなら記載します」と言われる可能性もあるので、全ての大学院に提出可能かどうかを確認していきます。
提出期限の確認
大学院によって推薦状の提出期限が異なりますので、「推薦者が締め切りを忘れていて提出し忘れてしまった・・」という事例も起こりえます。
そのため、推薦状の提出期限は必ず面談実施時に確認するようにしてください。
提出先の大学院毎に提出締め切りをリストに記載しておくと、いつまでに推薦状を作成すればいいのか、どの大学院から提出したらいいのかが明白になりますので、用意をしておきましょう。
志望校の特徴
大学院によってどのような学生を求めているのか異なりますし、大学院の雰囲気も大きく変わります。
志望する大学院毎に志望理由や大学院の特徴をまとめておくと、推薦者である教授や上司がその内容に沿った形で推薦状を書いてくれるかもしれません。
自分の留学志望理由を説明する際にも非常に役に立つ資料なので、事前に用意しておくことをオススメします。
推薦状の内容の確認
3つの目的のなかで、「推薦状の内容の確認」が最も重要な目的です。
推薦状に載せて欲しい内容や構成などについて詳しく話し合うことが推薦状を効果的な資料にするためには重要です。
事前にどのような内容を載せて欲しいのかなどについて考えておき、面談当日に推薦者に伝えられるように準備をしてください。
推薦状に載せて欲しいポイント
推薦状に記載すべき内容と文字数はある程度決まっているため、推薦状に載せるべきアピールポイントは2~3個程度に絞る必要があります。
推薦者と自分の立場を踏まえて内容が自然になるように、推薦状に載せて欲しいアピールポイントを決めていきましょう。
【大学院留学志望者必見】推薦状に載せたいアピールポイントが見つかる3つの切り口
もちろん事実に反する内容は推薦状に記載することができませんので、授業で良い成績を取ったり、熱心な研究活動を心がけ、それをよく知る先生に推薦状を依頼して下さい。
推薦状の構成や書き方
推薦状の構成や書き方について知らない推薦者の方も多いのではないでしょうか。
せっかく推薦者と良好な関係を築けていて、アピールポイントもたくさんあったとしても、推薦状の構成が適切でないと効果的な推薦状に仕上げることができません。
そのため、推薦状の基本的な書き方や構成については面談にて伝えておくと良いでしょう。
英文校正の必要性
推薦状作成において英文校正は絶対に必要です。
英文校正をしないで海外の大学院へ提出してしまうと、想定している意図が伝わらない可能性があります。
特に大学院の審査をしている人はたくさんの推薦状を読んでいるので、わかりにくい表現を一生懸命理解しようとはせず、読み飛ばしてしまう危険性があります。
そのため、英語に不安があるようなら英文校正を依頼するかどうか確認しておくといいでしょう。
話し合いの時期
推薦状の準備は推薦状提出締め切りの3ヶ月前から始めるようにしてください。
それは、推薦状を依頼する相手や推薦状の内容など、事前に決めておくことが多く、準備が必要だからです。
そして、推薦者への推薦状作成依頼は2ヶ月半前から行うと時間的にも余裕を持って推薦状を作成してもらうことができます。
推薦状提出のためのスケジュール (3ヶ月前から始める9ステップ)
2ヶ月半前から日程調整
推薦状を記載してもらう人の決定は2ヶ月~2ヶ月半前までに終えるようにしておくといいでしょう。
2ヶ月~2ヶ月半までに終える必要がある理由としては主に以下の2つです。
<推薦期間が2~2.5ヶ月必要な理由>
- 推薦状作成期間として1.5~2ヶ月あるのが望ましい
- 教授との面談の日程調整に2週間程度かかる可能性がある
これらの点を踏まえて2ヶ月半前から推薦者と連絡が取れるように準備を進めてください。
2ヶ月前面談実施が望ましい
「2ヶ月前」という時期に明確な根拠があるわけではありません。
しかし、推薦状を作成するためには以下のような準備が必要であり、そのために多くの時間がかかるということを理解しておく必要があります。
<推薦状作成のステップ>
- 成績や研究内容の確認
- 載せるべき内容の確認
- 推薦状の作成
- 英文添削
推薦状を書くという作業は依頼された側にとっては負担になりますので、時間的に余裕を持たせるためにも2ヶ月は確保しておきましょう。
推薦状の依頼時期は◯◯ヶ月前から!時間的余裕をとった依頼スケジュールとは?
話し合いでの持ち物
推薦状についての面談では以下の4つの資料を用意し、持っていくようにしてください。
<話し合いに必要な資料>
- 志望校リスト (提出期限つき)
- 推薦状についての基本情報
- 成績表
- CV
これらの資料は上述の3つの目的を果たすために重要な資料になります。
- 推薦状の依頼
- 提出先の確認
- 推薦状の内容の確認
志望校リスト
志望校のリストは推薦者と提出先や提出期限の確認に使います。
これらの情報を確認することは提出漏れを防ぐためにも重要になりますので、必ず用意してください。
可能であれば、それぞれの大学院の特徴と志望理由を記載しておくと、推薦状の内容を変えてくれるかもしれないので、より効果的な推薦状になる可能性が上がります。
推薦状についての基本情報
推薦状の構成や書き方について知らない推薦者の方も多いのではないでしょうか。
せっかく推薦者と良好な関係を築けていて、アピールポイントもたくさんあったとしても、推薦状の構成が適切でないと効果的な推薦状に仕上げることができません。
そのため、推薦状の基本的な書き方や構成については面談にて伝えておくと良いでしょう。
成績表(学生のみ)
推薦状に載せるべき内容の1つに授業態度や成績があります。
成績表については後日教授も確認することができますが、面談の場において具体的な授業態度や成績について話すためには成績表が手元にあると便利なことが多いです。
XXという授業でA評価を先生からいただきました。その際にXXを実施し、XXについてのレポートを提出しました。
このように具体的な話をすることで、推薦状に載せるべき内容をよりイメージしやすくなります。
CV
推薦状を依頼する教授や上司との面談の前に自分がどのような人物であるかを伝えるCVを用意しておくといいでしょう。
ハーバード大学の推薦状の書き方においても、話し合いをする際にCVやレジュメを渡すことを推奨しています。
It is recommended to provide your letter writer with contextual information about yourself. You might have a conversation about your reasons for pursuing graduate study. You may give them a copy of your resume or a draft of your statement of purpose.
引用:Harvard Graduate School of Education| Letters of Recommendation
自分が今までやってきた内容や良い成果に至るまでの具体的なエピソードを推薦状に載せてもらうためにCVでの情報は重要です。
具体的なエピソードを紹介することで、推薦者が推薦状において具体的なエピソードとともに推薦理由を記載してくれるようになるので、CVをしっかりと用意しておきましょう。
推薦者との面談で必須の書類!CV/Resumeの準備方法について
最後に
今回の記事では推薦状を先生に書いてもらうためにも必要な話し合いの手順について詳しく説明していきました。
推薦状を詳しく書いてもらうためにも先生としっかり推薦状について話す必要があり、話し合いの場を設けてもらうためにはいくつかのステップを踏んでいく必要があります。
早い段階から推薦状の準備をすることで、時間的に余裕をもたせることができ、内容を充実させることができるでしょう。
そのためにも推薦状の準備は提出期限の3ヶ月前から始めるようにしてください。
推薦状を提出する前に英文の添削をすることは非常に重要です!
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