推薦状の依頼時期は何ヶ月前から？時間的余裕をとった依頼スケジュールとは

推薦状は海外の大学院へ出願する際に唯一自分で提出することができない書類です。

そのため、推薦状の記載を事前にお世話になっている教授や上司へ依頼する必要があり、時間的に余裕をもった準備がとても重要です。

推薦状はいつ頃から依頼をしたらいいのだろう？

推薦状は2ヶ月前から依頼するようにしよう！

早すぎても推薦状を依頼するための自分の準備が間に合わないですし、遅すぎてしまうと時間に余裕がなく推薦状の提出をしてもらえないなどのトラブルが発生してしまう可能性もあります。

推薦状の適切な依頼時期

推薦状は提出締め切りの2ヶ月半前までに推薦状依頼のメールを送付し、2ヶ月前までに推薦状のための面談を実施することをオススメしています。

「2ヶ月前」という時期に明確な根拠があるわけではありませんが、以下の理由から2ヶ月くらい時間的に余裕を持った依頼をすべきだと考えられています。

推薦状を書いてくれる教授や上司の負担にならないように時間に余裕を持って依頼をしましょう！

教授や上司は多忙である

多くの教授や上司は日々の業務で多忙であるため、推薦状のために時間をなかなか取ることができません。

そのため、締め切りの1ヶ月前とかであると、多忙を理由に断られてしまう可能性もあります。

このように実際に多忙を理由に断られてしまう場合があるようなので、時間に余裕をもった推薦状の依頼を心がけましょう。

推薦状作成に時間がかかる

推薦状を作成するためには以下のような準備が必要であり、そのために多くの時間がかかるということを理解しておく必要があります。

大学院留学に必要な推薦状の基本情報から書き方まで全て解説！

推薦状を書くのってこんなに大変なんだぁ・・

そうだよ！だからこそ、受験が終わったらお礼と結果報告も忘れずにね！

【大学院留学】推薦状記載のお礼メールテンプレート公開

推薦状を書くという作業は依頼された側にとっては負担になりますので、時間的に余裕を持たせるためにも2ヶ月は確保しておきましょう。

実際に依頼した時期

実際に推薦状を依頼するときはいつ頃依頼したの？

僕が大学4年生だったころ、海外の大学院へ留学することを考えており、大学の先生方に推薦状を実際に依頼しました。

その際もいろいろなネットでの情報をもとに2ヶ月前に推薦状を依頼するようにしました。(1月推薦状の提出締め切りで、11月に推薦状のための面談を実施しました)

2ヶ月余裕を持っていたためか、どの先生も快く推薦状の作成を引き受けていただいたので、このくらいの時間的な余裕を確保しておくといいでしょう。

推薦状依頼の3ステップ

推薦状を依頼し始めるのは2ヶ月前が適切だとお伝えしましたが、推薦状を依頼する際にはいくつかの注意点があります。

特に注意が必要なのが、推薦状の依頼をいくつかの段階に分けて依頼するという点です。

推薦状を教授に依頼する際には、3段階にわけて推薦状の依頼をしていきましょう。

このようにいくつかのステップに分けて推薦状を依頼することで、話し合いをスムーズに進めることができます。

特に留学したい意思をあらかじめ伝えておくと、推薦状の話をしやすく、依頼したときにすんなりと引き受けてくださることが多いです。

大学院留学する意思があることを伝える

推薦状を依頼するための初めのステップは「留学したい意思を伝える」ことです。

留学する意思をあらかじめ伝えておくと、教授の印象に残り、どのような学生であるのかを知ってもらえることが多いからです。

留学の意思はいつ頃伝えるべきなの？

早い段階で留学をしたいことを伝えておくと、教授との関係を築くことができるから推薦状が充実するよ！

留学の意思を伝えることで印象に残す

推薦状は大学の教授に書いてもらう書類なので、少しでも印象に残っていた方が詳しい推薦状を作成してもらうことができ、よい推薦状になります。

推薦状の内容は他の書類ではわからない具体的なエピソードがあるほど、推薦状の信憑性が上がり、効果的なものになります。

そのため、自分の印象を推薦者になる教授に残すことで、授業中に積極的に発言をしていた、課題の出来が非常に良かったなど、今後の活動や授業態度を具体的に記入してくれる可能性が高くなります。

留学先は決まっていなくてもOK

具体的な志望校が決まってなくても大丈夫？

留学する意思を伝える段階では具体的な志望校や専門分野は何も決まってなくて大丈夫です。

現在海外の大学のいくつかの志望校を考えていて、その大学院を受験するつもりであること、そして将来的に推薦状を依頼するかもしれないことを伝えておきましょう。

僕は8月に行われる大学院入試の面接試験で留学したいことを伝えたよ！

メールで推薦状を依頼する

9月~10月にかけて、海外の大学院の受験に向けて準備が本格化してきます。

TOEFL/IELTS/GREの受験なども終え、志望校についても本格的に決まってきたら、大学の先生に推薦状を依頼しましょう。

先生方は忙しいことが多いので、連絡をする前に推薦状の準備をしっかりと行い、推薦状の内容や提出して欲しい大学名についてなど、具体的な話をできるようにしておきます。

事前準備

そのためには用意しておくべきものは以下の3つです。

これらが準備できた段階で実際にメールを送りましょう。

推薦状のサンプル

推薦状のサンプルは教授によっては不要と言われてしまうかもしれませんが、効果的な推薦状を作成してもらうためにも下書きとして持っていきましょう。

推薦状の構成や文字数、そのほか推薦状の書き方についてはこちらの記事に詳しく記載しています。

【推薦状の構成】載せるべきポイントと文字数について解説！

サンプルの他にも推薦状についての基本的な情報・構成などの資料も合わせて持っていくと、仮に推薦状の下書きを受け取ってもらえなくても推薦状の書き方を理解してもらうことができます。

志望校リスト

推薦状の送信漏れなどを避けるためにも受験を考えている大学名についてはリストにしておき、こちらの大学に推薦状を提出して欲しい旨を伝えます。

志望校リストに推薦状の提出締め切りもつけておくと、教授の方でもいつ頃提出すればいいのかがわかり、送信漏れを防ぐことができます。

大学院留学するための志望校決定方法

CV/Resume

CV/Resumeは自分の研究や成績など自分がやってきたことを詳しく説明するための書類です。

多くの大学院でCV/Resumeの提出が求められていますので、推薦状を依頼するこの段階で準備をしておくと、のちの準備が楽になります。

こちらのCV/Resumeなどを推薦状を依頼する先生と共有することで、こちらの内容をもとに推薦状を記載してくれるので、推薦状の内容が明確になりやすくなります。

【大学院留学】推薦者との面談で必須のCV/Resumeの準備方法について

推薦状を依頼する

推薦状のサンプル・志望校リスト・CVの3つが用意できたら、推薦状を依頼するために教授へメールを書きましょう。

推薦状を依頼するためのメールで書いておくべきことは以下の2点です。

まずは、海外大学院を受験したいことを先生に伝え、そのために先生には推薦状を書いて欲しいことを伝えます。

そして一度、推薦状について直接話をさせていただく場を設けてもらえるようお願いしておきましょう。

自分がどのようなことに力を入れてきたのか、どのようなことが優れているか、などのアピールポイントを先生に伝え、その点について先生から推薦状に書いてもらえるようにお願いします。

先生のご都合をメールで確認し、日時を設定して推薦状について話し合いの場を設けてもらいましょう。

依頼メール例

XX教授

いつも大変お世話になっております。

XX大学XX学部XX学科XX研究室のOOと申します。突然のご連絡で大変恐縮ですが、この度は海外大学院へ提出する推薦状をXX先生にお願いしたく、ご連絡させて頂きました。

現在、私はXX大学卒業後に海外の大学院への進学を考えており、そのための準備を進めております。海外の大学へ出願するにあたり、3通の推薦状が求められており、XX先生に私の推薦状をご執筆いただきたく、ご連絡をさせていただきました。

現時点では以下の5校の受験を考えております。

1. 大学A
2. 大学B
3. 大学C
4. 大学D
5. 大学E

一度詳細等含め、ご挨拶にお伺いできればと存じますが、ご都合の方いかがでしょうか。お忙しいとは存じますが、ご検討くださいますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

XX大学XX学部XX学科

XX　XX(名前)

推薦状について話し合いの場を設けてもらう

推薦状を依頼するときにはやはりメールで済ますのではなく、直接話をさせていただく場を設けてもらうべきです。

直接話すことで伝わる熱意もありますし、その場で迅速に推薦状について話し合うことができます。

特に推薦状の内容について、どのような点をアピールしたいのかを伝えておくと、その点について詳しく書いてもらえることがあるかもしれません。

話し合いの場での4つの確認内容

話し合いがスムーズに進むよう、話し合いの前にしっかりと準備を行うことを忘れないでください。

教授の貴重な時間をいただいているので、話し合いの場において以下のポイントをもれなく確認するように準備を進めてください。

これら4項目は推薦状の手続きを進める上で重要なポイントですので、必ず面談において確認するようにしてください。

忘れないようにメモしておかなきゃ！

話し合いの前に用意しておきたいもの

スムーズに話し合いを進めるために用意しておきたいものは以下の4つです。

志望する大学院リスト

推薦状の提出を教授にお願いする際に、推薦状の提出が何通必要で、いつまでに提出するのかをリストをもとに再度お伝えするようにしてください。

そのため、この段階では志望校を確定させておく必要があります。

成績証明書

成績証明書については先生でも確認できますが、成績証明書を持っていくと話し合いの場で具体的な成績をお伝えすることができます。

推薦状に学業の具体的なエピソードを載せて欲しいと考えている場合は、成績などをもとに具体的に話すことができると推薦状の内容を充実させることができますので、忘れずに持っていってください。

研究発表のスライド

自分が行っている研究の説明も非常に重要になります。

そのため、学会発表やその他の発表で使った研究発表のスライドを印刷し、話し合いの場に持っていくと、研究についてもより具体的な話をお伝えすることができます。

研究能力も推薦状に載せたいアピールポイントの一つですので、興味を持ってくれた教授にすぐに説明できるように準備をしておきましょう。

推薦状の下書き

推薦状の下書きは受け取ってもらえないこともあると思いますが、可能な限り自分のアピールポイントや書いて欲しい内容を伝えるためにも持参していきましょう。

受け取ってもらえなくても、一度自分で推薦状を実際に書くことで、どのような構成でどのようなポイントを中心に書いて欲しいのかを明確にイメージできるようになります。

そのため、話し合いの場において推薦状のより具体的なイメージを教授へ伝えることができ、効果的な推薦状へ近づけることができます。

最後に

推薦状は提出締め切りの2ヶ月半前までに推薦状依頼のメールを送付し、2ヶ月前までに推薦状のための面談を実施すべき理由について説明していきました。

推薦状をスムーズに進めるためは今回紹介した3つのステップがとても重要になります。

1. 大学院留学する意思があることを伝える
2. メールで推薦状を依頼する
3. 推薦状の内容について話し合う

早い段階から少しずつ準備をしていくことで、いい推薦状を作ってもらうことができます。

ぜひ、推薦状をどうやって依頼したらいいのか迷っている人はこちらの手順を参考にしてください。

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