大学院留学に必要な推薦状の基本情報から書き方まで全て解説！

海外の大学院へ留学を考えているけれども、推薦状について何も知らず、何から始めたらいいのか悩んでいる人も多いと思います。

推薦状は海外の大学院に合格するために必要な重要書類の一つで、その内容次第では合否が大きく変わることもあります。

僕も出願前は推薦状をどのように準備したらいいのか悩むことが多く、様々な情報を本やインターネットで探して推薦状の準備を進めていきました。

様々な情報をもとに自分を効果的にアピールすることができる推薦状を仕上げることができ、そのおかげでスイスの一流大学院の合格を勝ち取ることできました。

今回の記事は長いから、時間がない人は気になる部分だけ読んでみてね！

効果的な推薦状を書くための5つの準備ステップ

推薦状は自分では提出することができない書類のため、事前にお世話になっている上司や教授へ作成を依頼しなければなりません。

そのため、あらかじめ上司や教授へ大学院留学をしたい旨を伝え、推薦状を作成してもらうなど計画的に準備を進めていく必要があります。

こちらの章では効果的な推薦状を書いてもらうために必要な準備方法を5つのステップに分けて説明していきます。

推薦状の基本情報の理解

推薦状は大学院留学において重要な書類の一つですが、日本ではあまり馴染みのない書類なので、推薦状について何もわからない人も多いと思います。

推薦状について何も知らないと、何から準備をしたらいいのかもわからず、推薦状を依頼することもできないため、まずは推薦状について知ることから始めていきましょう。

推薦状とは

推薦状って何？

推薦状は海外の大学院に出願する際に必要になる書類の一つで、自分のことをよく知る教授や上司に自分のアピールポイントなどを説明してもらうために必要な書類です。

成績表などの客観的な指標ではわからない受験生の資質などを具体的なエピソードをもとに第三者の目線から伝えるために提出されることが求められています。

推薦状を提出するには、自分のことをよく知る教授や上司に推薦状の記載を依頼し、教授や上司が直接志望する大学院へ提出してもらいます。

推薦状の中身の紹介は下の記事で紹介しているよ！

【推薦状の構成】載せるべきポイントと文字数について解説！

推薦状の役割

推薦状の主な役割は以下の2つです。

第三者視点の評価

エッセイなどでは「自分はこんな能力があります」「こんなことを今までしてきました」など自分で書くため、多少の誇張などが含まれることがあります。

しかし、推薦状は推薦者である教授や上司によって作成され、提出されるものなので、他者の視点から受験生にどのような能力があるのかを客観的に伝える役割を持っています。

確かに推薦状では嘘や誇張はあまり書けなさそう・・

推薦状は教授や上司の社会的信頼をもとに作成されるので、嘘や誇張はあまり書かれないよ！

そのため、自分のことをよく評価してくれている方に推薦状を依頼することが重要となります。

他の書類では見えない受験生の資質紹介

成績表や履歴書などだけでは伝わらない、受験生の魅力や資質を紹介するのも推薦状の役割です。

推薦状では受験生の資質や能力を伝えるために推薦者と受験生との具体的なエピソードの紹介を記載することが多いです。

エピソードを通して、受験生が大学で活躍できる人材であること、他の候補者と比べて優れていることを具体的に表現することが推薦状における一番のポイントでしょう。

推薦状の役割って何？大学院留学における役割を徹底解説！

大学院留学に必要な枚数

大学院留学に必要な推薦状の枚数は3枚であることが多いです。

また、推薦状のうち1枚は大学関係者からの推薦状であることが求められることも多いため、大学をすでに卒業してしまっている人でも恩師などと連絡を取って推薦状の依頼をする必要がある点は注意が必要です。

一部の大学院(MBAなど)では2枚の提出でも出願することができますので、受験する際には必ず志望大学院の入学条件を確認するようにしてください。

大学院留学に必要な推薦状の枚数とは？

推薦状の構成

推薦状の一般的な構成は4段落になっており、それぞれの段落で以下の内容を記載していきます。

それぞれのポイントについて、「どのような点で優れているのか」「優れている点を示すエピソードがあるか」「他の学生と比べて、どのくらい優秀なのか」などを具体的に記載していく必要があります。

短い文章の中にアピールポイントを明確に記載することで、推薦状の中で魅力的な学生であることを大学院へ伝えることができます。

【推薦状の構成】載せるべきポイントと文字数について解説！

必要な文字数

推薦状の適切な文字数は400~600wordsが適切だと考えています。

もちろん、厳格にこの範囲を逸脱したからといって合格可能性が大きく変わるものではないですが、この辺りを目安に推薦状を書くことをオススメします。

いくつかの大学院では推薦状の適切な文字数を発表していますが、大学院の公式情報もおおよそ400~600wordsと一致しています。

There is no word limit for your reference letter, though most recommenders will find 250-750 words sufficient. Please use at least a 12-point font and double-space your letter.

引用： Stanford University| Advice for Recommenders

There is no word limit for your reference letter, though most recommenders will find 1-2 pages sufficient.

引用： Princeton University| Advice for Recommendation Writers

推薦状に必要な文字数はどのくらい？適切な文章量を解説！

推薦状の提出方法

推薦状は唯一自分では提出できない書類になりますので、どのように提出すれば良いのか迷う人も多いのではないでしょうか。

推薦状を提出するためには大学院へ出願し、出願サイトのシステムを使って教授や上司へ推薦状提出のお願いができるようになっています。

推薦状の提出の流れを大きく分けると4つのステップに分かれています。

出願

推薦状を提出するためには、まず志望する大学院へ出願をしましょう。

各大学院では出願用のリンクを設定していますので、そちらから出願の手続きを進めていきます。

メールアドレス入力

出願の手続きや書類の提出をしているなかで、推薦状については推薦状の記入依頼をする教授/上司のメールアドレスを入力します。

多くの大学院では推薦状が3枚求められていますので、教授/上司のメールアドレスを3件入力します。

入力が完了し、推薦状の依頼をシステムからすると、入力されたメールアドレス宛に大学から自動的にメールが送られます。

推薦状提出先リンク送付

大学院から送られるメールには推薦状を提出するためのリンクが添付されており、「X月X日までに推薦状を提出してください」という旨が書かれています。

※推薦状の締め切りと出願締め切りが異なることがありますので、推薦状の締め切りにも注意が必要です。

リンクをクリックすると、ログイン画面などが開き、IDとPWを入力することでログインでき推薦状の提出が行えるようになります。

リンク先への提出

メールに添付されているリンク先へいくと、推薦状を提出できるシステムへ入ることができるので、そちらから推薦状の提出をします。

推薦状の提出方法は大学院によって様々ですので、メールに記載されている指示に従い推薦状を提出してもらうようにしてください。

実は重要！推薦状の提出方法を4段階で解説

スケジュールの確認

推薦状は自分ではなく、教授や上司に書いてもらう書類なので、あらかじめ余裕をもったスケジュールを立てておくことが重要です。

また、教授や上司が必ずしも自分のことをよく理解しているわけでもないので、どのような強みを推薦状に載せて欲しいのか、などについて事前に議論しておく必要もあります。

このように推薦状を作成する上で様々な準備が必要になりますので、それらの準備内容と適切な準備期間について確認していきます。

必要な準備期間

推薦状の作成に必要な準備期間はおよそ3ヶ月です。

推薦状を書いていただくために必要な準備はたくさんありますが、そのなかでも重要なのは「推薦状依頼者の決定」と「推薦状依頼者との面談」です。

推薦状依頼者の決定

推薦状を書いてもらう人によって推薦状の内容は大きく変わってしまいますので、推薦状の依頼者は慎重に選びましょう。

しかし、あまり慎重に選びすぎていても、その後の面談が遅くなってしまいますので、締め切りから2ヶ月~2ヶ月半前に決定するようにしてください。

推薦状を依頼する人が決まったら、メールなどで「推薦状の記入をお願いしたいこと」「推薦状を書くにあたって、面談のための時間を取って欲しいこと」の2点を伝え、面談を設定するようにしましょう。

依頼者との面談

推薦状を依頼する人が決まった後は、推薦状をお願いしたい方に連絡を取り、面談のための時間をいただけるように依頼しましょう。

面談では、推薦状を書いてもらうために必要な以下の情報を共有します。

これらの情報を面談にて共有することで、教授や上司がどのような内容を書いたらいいのかを理解することができます。

推薦状作成に必要な期間は〇〇ヶ月！適切なスケジュールの確認

5つの準備段階

研究室の教授などに効果的な推薦状を記載してもらうためにはいくつかの準備を事前にしておくことが重要です。

推薦者である教授と事前に内容の協議をしたり、志望理由を詳細に説明したりと綿密な準備を行う必要があります。

推薦状を依頼するためのステップは大きく分けて以下の5つのステップになります。

志望校決定

まず初めに行わなければいけないのが志望校の決定です。

志望校が決定していない状態で大学の教授に推薦状の依頼をしても、どの大学に提出したらいいのか、何枚推薦状を提出したらいいのかもわからないので困ってしまうことが予想されます。

自分が大学院留学をしたい意思を明確に伝えるためにも推薦状を依頼する前から志望校を決めておくことがとても大切です。

推薦状依頼者の決定

志望校が決定したら次に行うべきことは、誰に推薦状を依頼するかを決定することです。

推薦状に書く内容は推薦する人によって変わるため、自分を効果的に推薦してくれそうな方を選びましょう。

研究室の指導教員や授業でお世話になった先生、直属の上司に推薦状を依頼するのが一般的です。

下書き作成

志望校と推薦者を依頼する先生を決めたら次に下書き作成に移ります。

推薦状は推薦者が受験生の資質や能力などを客観的に評価する書類なのですが、僕の場合は実際に自分で下書きを書き、推薦者の方へお渡ししました。

※海外の大学院では推薦状を自分で書くことを禁じているため、発覚すると合格することが不可能になりますので、ご注意ください！

CV作成

推薦状を依頼する教授や上司との面談の前に自分がどのような人物であるかを伝えるCVを用意しておくといいでしょう。

ハーバード大学の推薦状の書き方においても、話し合いをする際にCVやレジュメを渡すことを推奨しています。

It is recommended to provide your letter writer with contextual information about yourself. You might have a conversation about your reasons for pursuing graduate study. You may give them a copy of your resume or a draft of your statement of purpose.

引用：Harvard Graduate School of Education| Letters of Recommendation

CVについてはアルバイトや就職活動で書くような履歴書のようなものではなく、学業や研究、社会人の場合は自分の業務などを詳細に記載したものにします。

というのも、自分が今までやってきた内容や良い成果に至るまでの具体的なエピソードを推薦状に載せてもらうためにCVでの情報がすごく重要になるからです。

推薦状依頼者との面談

最後は推薦状を依頼する先生との面談になります。

メールで依頼をすることも可能ですが、一度先生と直接お話の場を設けてもらい、自分がどのような学生なのか、どうして海外の大学院へ留学をしたいのか、など様々な点をお伝えしておくべきだと思います。

こちらの先生との面談ですが、必ず出願締め切りの2ヶ月前には行うようにしましょう。

理由としては大学の先生は忙しく、学生の推薦状の記入依頼を受けてもすぐに作成することができないからです。

あらかじめ(2ヶ月前)から依頼を受けていて、しっかりと先生との関係性を築けていれば、推薦状提出に困ることはないと思いますので、忘れずに面談の設定を行いましょう。

推薦状の依頼

推薦状は教授や上司に作成・提出をお願いする書類ですので、事前に推薦状の提出を依頼する必要があります。

推薦状は重要な書類であると同時に、準備に時間がかかる書類でもあるため、余裕をもったスケジュールで推薦状を依頼するようにしましょう。

余裕をもったスケジュールについては後ほど説明しますが、2ヶ月くらい前から推薦状を依頼しておくのが一般的です。

推薦者は何人必要？

一般的な大学院では出願のために3枚の推薦状が必要なので、推薦者も3人必要になります。

MBAなどでは2枚でも出願可能なこともありますが、1枚は大学の教授などからの提出を課していたりするので、お世話になって先生方に推薦状を依頼する必要が出てくるかと思います。

大学院留学に必要な推薦状の枚数とは？

推薦者の選び方

推薦状を書く人によって推薦状の内容やその信頼性は大きく変わってしまいます。

そのため、以下の2点に注意して推薦状を依頼する人を選ぶことをお勧めしています。

社会的立場/関係性

推薦状において、内容が推薦者の社会的信用の元、客観的に受験者である自分を評価していることを示す必要があります。

学校の教授や会社の上司など社会的な信頼がある人に推薦状を書いてもらうことが重要です。

推薦状を誰に依頼すべきか悩んでいる方は以下の立場の方から選ぶと良いでしょう。

アピールエピソードの有無

推薦者の立場も重要ですが、それと同じくらい推薦者と良好な関係が築けていることも重要です。

なぜなら、自分が良い成績や行動をしていたとしても推薦状を書く人に伝わっていないと、効果的に自分をアピールできる推薦状にならないからです。

そのため、推薦状を依頼する際には「自分が有力な候補者であることを伝えてくれる関係性を築けているかどうか」で判断しましょう。

【もう迷わない！】スタンフォード大学発表の適切な推薦者の選び方とは？

推薦状の依頼時期

推薦状は直前に先生にお願いしても、すぐに提出することができないことがあります。

そのようなトラブルを避けるためにも、推薦状は締め切りの2ヶ月前までにはお願いしましょう。

推薦状の依頼はメール,面談の2段階でお願いすることが多いですが、可能であれば面談までを締め切りの2ヶ月前までに終わらせておくべきです。

なぜなら、多くの教授や上司は面談を実施し、推薦状に何を書いて欲しいのかなどを理解してから推薦状の準備をすることが多いからです。

実際、僕の出願時は推薦状の締め切りは1月、11月には全ての先生に推薦状のお願いをしていました。

推薦状を書いてくださる先生はみんな忙しい！推薦状は2ヶ月以上前から依頼すべき

推薦状の依頼方法

推薦状を教授に依頼するまでのステップは大きく3ステップあります。

このようにいくつかのステップに分けて推薦状を依頼することで、話し合いをスムーズに進めることができるます。

特に留学したい意思をあらかじめ伝えておくと、推薦状の話をしやすく、依頼したときにすんなりと引き受けてくださることが多いです。

大学院留学の意思を伝える

推薦状を依頼するための初めのステップは「留学したい意思を伝える」ことです。

こちらについては早い段階(半年前)から伝えておくことが重要です。

留学する意思を伝えておくと、先生の印象に残り、どのような学生であるのかを知ってもらえることが多いからです。

推薦状は大学の教授に書いてもらう書類なので、少しでも印象に残っていた方が詳しい推薦状を作成してもらうことができ、よい推薦状になります。

メールで推薦状を依頼する

9月~10月にかけて、海外の大学院の受験に向けて準備が本格化してきます。

TOEFL/IELTS/GREの受験なども終え、志望校についても本格的に決まってきたら、大学の先生に推薦状を依頼しましょう。

先生方は忙しいことが多いので、連絡をする前に推薦状の準備をしっかりと行い、推薦状の内容や提出して欲しい大学名についてなど、具体的な話をできるようにしておきます。

推薦状の内容について話し合う

推薦状を依頼するときにはやはりメールで済ますのではなく、直接話をさせていただく場を設けてもらうべきです。

直接話すことで伝わる熱意もありますし、その場で迅速に推薦状について話し合うことができます。

特に推薦状の内容について、どのような点をアピールしたいのかを伝えておくと、その点について詳しく書いてもらえることがあるかもしれません。

推薦状を書いてくださる先生はみんな忙しい！推薦状は2ヶ月以上前から依頼すべき

有名な大学教授に依頼した方がいい？

推薦状を依頼する教授の選び方でよくある質問が「世界的に有名な大学教授に推薦状を依頼した方がいい？」というものです。

結論から言うと、有名な教授に依頼するよりも自分のことをよく知る教授や上司に推薦状を依頼する方が効果的な推薦状になる可能性が高いです。

というのは、推薦状を評価する際は「誰が推薦状を書いたか」よりも「どのような内容が書かれているか」の方が重要視されるからです。

そのため、自分のことを知らないけれども世界的に評価されている教授に推薦状を依頼するよりも、自分のことをとても高く評価してくれ、よく知っている教授に推薦状の記載をお願いするようにしましょう。

迷ったらこれに従え！推薦状を依頼する教授の選び方

推薦者との面談

推薦状を依頼する際に、必ず推薦者である教授や上司と日程を調整し、面談を実施するようにしてください。

推薦者である大学の教授は受験生である学生のことを詳しく知っていることはあまりないので、推薦状をお願いする際には自分のアピールポイントや推薦状に載せて欲しい内容などについて詳しく説明しましょう。

推薦者との適切な面談方法を知ることで、限られた時間の中でも効率よく自分自身の特徴を伝えることができ、推薦状の内容についても詳細まで議論することができるようになります。

推薦者との面談の重要性

推薦者である教授や上司との面談を実施することは効果的な推薦状を仕上げるために必ず実施をしてください。

教授と面談する主な目的は、「自分自身を理解してもらうこと」と「推薦状の内容について確認すること」の2点です。

自分自身を理解してもらう

推薦者の教授や上司と良好な関係が築けていることが望ましいですが、教授も多くの学生を相手にしているため、自分自身のことを必ずしも詳しく覚えているわけではありません。

そのため、面談の機会を設けてもらい、再度自分自身がどのような学生であるのか、そして海外の大学院へ留学するに値する学生であることを伝えましょう。

推薦状の内容確認

また、これから行っていただく推薦状の準備や載せていただきたい内容などについても詳しく説明していきましょう。

特に、推薦状の内容を確認する際に以下の5点を中心に推薦者と確認してください。

1,2については、推薦者が大学院に適切に推薦状を提出してもらうために必要な情報なので、必ず面談までに志望校リストを作成しておき、推薦者と共有しておきましょう。

3,4については推薦状の内容についてなので、先程の自己紹介などと一緒に推薦状の詳細になりますので、しっかりと自分自身の思い描く推薦状を伝えるようにしてください。

5については「どういうこと？」って思っている人も多いかもしれません。

様々な人の体験談を見ていると、推薦状の下書きを用意して、教授に必要箇所を修正してもらい、大学院へ提出してもらった人も多いようです。(僕も下書きを教授へお渡ししました)

そのため、教授が推薦状の書き方がわからない、書く時間がない、などと言われた際には自分で下書きを作成し、教授へ提出する形を取ってもいいかを確認しておきましょう。

海外の大学院に提出する推薦状を代筆してもいいのか？

面談の実施時期

推薦状の面談は締め切りの2ヶ月前くらいに実施するのが望ましいです。

他のセクションでも書いていますが、推薦状の準備には多くの準備期間が必要ですが、多くの教授や上司は日々の業務で忙しく、推薦状のための時間をなかなか確保できないからです。

そのため、推薦状提出まで比較的余裕がある2ヶ月前には面談を実施しておくと良いでしょう。

実際、僕の出願時は推薦状の締め切りは1月、11月には全ての先生に推薦状のお願いをしていました。

面談において準備すべき書類

面談において準備すべき書類は以下の5つです。

これらのものを持って行くと話がスムーズに進みますので、持って行くことをオススメします。

限られた時間の中で効率的に自分の意見を聞いてもらうために必要な書類はできるだけ揃えておきましょう。

また話し合いにおいて、どうして留学したいのか、など意思を確認する質問をされることもあるので、しっかりと答えを用意しておきましょう。

推薦状を書いてくださる先生はみんな忙しい！推薦状は2ヶ月以上前から依頼すべき

面談における質問実例

面談において教授からもどうして海外の大学院へ進学したいのか、など様々な質問をされました。

僕が実際に面談で聞かれた質問についてこちらに載せておきますので、少なくともこれらの質問に回答できるように留学の意思を明確にしておくと良いでしょう。

先生に推薦状をお願いする際に聞かれるかもしれない質問集

合格報告

海外の大学院に留学するためには、大学の先生方に推薦状を書いていただく必要がありますが、推薦状を一枚書くのにかなりの時間と労力を要します。

そのため、お世話になった先生方には全ての海外大学院の合否が届いた後に、お礼のメールと結果報告をしましょう。

僕の経験にはなってしまいますが、推薦状を書いてくださった先生方に合格の報告をしたときは一緒にすごく喜んでくれました。

多くの大学の先生方は学生の進路や将来を気にかけてくれていて、自分の研究室/学科から将来活躍してくれる研究者を出したいと考えているのだと実感しました。

合格報告の重要性

貴重な時間を割いて推薦状を記載してくれた先生や上司へのお礼や合格報告は非常に重要です。

卒業後、留学後にも先生との関係性が続くことがありますので、きちんとお世話になった報告と結果の報告をすることで、良好な関係を続けることができます。

※僕は留学先の指導教官と大学の研究室の教授が知り合いだったり、その後企業に就職した後もリクルーターとして先生のところへご挨拶へ伺ったりしています。

貴重なご縁を大切にするためにもしっかりと合格報告をしておきましょう。

お礼メールのテンプレート紹介

全ての大学院の結果が出たらお礼のメールを出すべきですが、どのようにお礼のメールを書いたらいいのかわからないという方のためにメールのテンプレートを用意しておきました。

メールの書き方に困った場合はこちらのメールテンプレートを参考にぜひお礼メールを出してください。

お礼の品は必要？

もし読者の方がその大学の学生の場合は、お礼の品などは特に必要ないと思っています。(僕自身もお礼の品などは渡していないです)

というのは、大学院へ進学する推薦状を書くのは海外では普通に行われていて、先生のお仕事の一つとも考えられるからです。

また、国公立大学の場合だと、教授は公務員にあたるため、お礼の品の受け取りが難しい場合もあるようです。

学生の立場では金銭的にもあまり余裕はないと思いますので、お礼の品を用意するよりも素直に感謝の気持ちを伝えたほうがいいと思います。

ただ、MBAのための大学院留学などで卒業してから推薦状の記入を依頼する場合、卒業生の推薦状記入は先生のご厚意によるところが大きいと思いますので、何かお菓子などを持っていたほうが無難だと思います。

【大学院留学】推薦状記載のお礼メールテンプレート公開

最後に

推薦状を作成するために必要な情報やスケジュール・準備方法などを5つのステップに分けて全て解説していきました。

1. 推薦状の基本情報を理解する
2. スケジュールを確認する
3. 推薦状を依頼する
4. 推薦者との面談
5. 合格報告

それぞれの内容について、関連記事などをリンクしていますので、詳細を知りたい方はそれらのリンク先の記事も合わせて読んでみてください。

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推薦状を提出する前に英文の添削をすることは非常に重要です！

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