実は重要！推薦状の提出方法を4段階で解説

推薦状がどのように海外の大学院へ提出されるのか知っていますか？

推薦状は自分で提出できない唯一の書類ですが、どのように提出されるのかを知っておくことは非常に大切です。

なぜなら、推薦状を依頼した際にどのように提出したらいいのかを教授に説明する必要があるかもしれないのと、推薦状が提出されていないときにリマインドを送る必要があるからです。

推薦状の提出ステップ

推薦状の提出の流れを大きく分けると4つのステップに分かれています。

これら4つのステップを一つずつ解説していきます。

また、教授が推薦状をなかなか提出してくれないときのリマインダーの送り方についてもあわせて説明していきます。

なお、今回は推薦状の提出方法に絞ってお話をするので、出願前の事前打ち合わせなどは省略します。

出願前の準備方法についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、そちらをぜひ読んでみてください。

ハーバード大学が求める推薦状の正しい手順

出願

推薦状を提出するためには、まず留学を考えている大学院へ出願をする必要があります。

希望の大学院へ出願するには「◯◯ graduate school admission」と検索すると、出願のページを見つけることができます。

引用：Harvard University Admissions

こちらのリンクのように出願先のリンクが設定されていますので、そちらより出願の手続きを進めてください。

ちなみに、出願の手続きは途中で保存をすることもできますので、出願の段階で全ての書類が揃っていなくても大丈夫です。(もちろんある程度書類を揃えておくことが望ましいですが・・)

メールアドレスの入力

出願の手続きや書類の提出をしているなかで、推薦状については推薦状の記入依頼をする教授/上司のメールアドレスを入力します。

多くの大学院では推薦状が3枚求められていますので、教授/上司のメールアドレスを3件入力します。

大学院留学に必要な推薦状の枚数とは？

入力が完了し、推薦状の依頼をシステムからすると、入力されたメールアドレス宛に大学から自動的にメールが送られます。

推薦状の提出先のリンク送付

大学院から送られるメールには推薦状を提出するためのリンクが添付されており、「X月X日までに推薦状を提出してください」という旨が書かれています。

※推薦状の締め切りと出願締め切りが異なることがありますので、推薦状の締め切りにも注意が必要です。

リンクをクリックすると、ログイン画面などが開き、IDとPWを入力することでログインでき推薦状の提出が行えるようになります。

リンク先への提出

提出先のサイトへ行くと、3種類の方法で推薦状の提出が求められます。

Stanford University MBAプログラムのように、質問内容に応じた相対評価をさせる推薦方法もあります。

引用： Stanford University

事前に作成していただいた推薦状をファイル形式もしくは直接入力する形で推薦状を提出されることもあります。

このように提出方法は大学院によって異なっているので、送付されたメールに指示に従って提出を行ってください。

参考サイト

提出方法について色々と調べるなかで、こちらのサイトが非常にわかりやすいと感じましたので、紹介しておきます。

簡潔にわかりやすく提出の流れをまとめてくれていますので、合わせてこちらのサイトも読んでみてください。

リマインダーの送付方法

推薦状依頼のメールが送られていても、教授や上司に届くたくさんのメールの中に埋もれてしまったり、提出することを忘れてしまったりすることもあるかもしれません。

推薦状をまだ提出していない教授や上司に対して、再度リマインダーを送ることで提出漏れを防ぐことができるので、締め切りまでに提出されるようにリマインダーの送付方法を説明していきます。

ステータスの確認

出願した大学のサイトから推薦状の提出状況を確認することができます。

そのため、推薦状のリマインダーを送る際には必ずサイトから現在の提出状況を確認したうえでリマインダーを送信するようにしましょう。

リマインダーの送付

リマインダーの送付方法は主に2つあります。

推薦状を依頼している方は良い関係を築いている方々であるはずなので、直接メールを送ることで推薦状のリマインドをすることができます。

直接メールを送ることの利点としては、日本語でメールを送れるということとリマインドの内容を自分で書くことができるという点です。

一方で、繰り返しリマインダーを送っていると教授との関係性がこじれてしまったりすることもあるかもしれませんので、送りすぎには注意をしましょう。

また、大学院のシステムを用いて、推薦状の催促をすることもできます。

その場合はリマインダーの内容を設定することはできませんが、教授との関係を壊すことなく推薦状提出の依頼をすることが可能です。

僕自身は受験生の時、大学院側のシステムを使って推薦状の依頼をたびたびし、それでも送っていただけなかった教授には自分の方から日本語でお願いのメールを出しました。

最後に

今回の記事では推薦状の提出方法を4つのステップに分けて解説していきました。

1. 出願
2. メールアドレス入力
3. 推薦状提出先リンク送付
4. リンク先へ提出

推薦状を提出するのは教授または上司になりますので、提出方法を聞かれた際には詳細を説明できるようにしておきましょう。

また、リマインダーの送付方法についても2つの方法を解説していきました。

1. 直接自分から送る
2. 大学のシステムを使って送る

それぞれの方法にメリット・デメリットがありますので、それらを理解したうえで提出漏れがないようリマインダーを送付してください。

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