【推薦状の効果的な校正】3周校正方法のやり方解説

推薦状の下書きの作成にはさまざまな準備が必要なので、下書きを書き終わると達成感と安心からか最終確認が甘くなりがちです。

あなたも推薦状の下書き作成を終え、何を中心に最終チェックをしたらいいのか悩んでいるのではないでしょうか。

推薦状構成の際のチェックポイントを知らずに校正をしても、重要なミスを見落としたりしてしまうので、今回紹介するポイントを中心に校正を行い、ミスを事前に防ぎましょう。

校正は3段階で行う

推薦状の下書きが完成しましたら、下書きの内容チェックを3段階に分けて行いましょう。

3段階の校正で確認しておきたいチェック項目は以下の3つです。

1. 内容確認
2. 論理構成
3. 英語確認

これら3つのチェック項目を1つずつ確認し、計3回の英文チェックを行います。

3段階で校正を行うべき理由

校正を3段階に分ける理由は、1回の構成で1つのチェック項目を確認して漏れを防ぐためです。

一度に複数のことをチェックしようとするとどうしてもチェック漏れが出てきてしまい、些細な文法間違いなどを見落としてしまいがちです。

そのため、今回は「論理構成を確認する」というように注意すべき項目を絞って確認することで、集中力を維持したまま英文校正を行うことができるようになります。

僕も英文レポートを確認する際は必ず確認すべきポイントを変えて確認しています。

推薦状内容の確認

推薦状に載せるべき内容はこちらの4点です。

1. 受験生と推薦者の関係
2. 学業の成績
3. 受験生の人柄
4. 推薦理由

「推薦状内容の確認」ではこちらの4点が漏れなく含まれているのかを確認するのが目的です。

【推薦状の構成】載せるべきポイントと文字数について解説！

推薦者との関係

推薦状に載せるべき最初の内容は推薦者との関係性です。

推薦者との関係は推薦状の信頼性を上げる上で非常に重要で、自分のことをよく知る人物にお願いするのが適切です。

また、付き合いが長い教授からの推薦状でもそのことが明記されていないと、推薦状としてあまり有効にならないため、こちらの3つのポイントをもれなく説明できているかを確認しましょう。

1. 推薦者は適切であるか
2. 1年以上の付き合いがあるか
3. 知り合った状況について説明しているか

推薦状の導入部で書くべき内容とフレーズを紹介！

推薦者として適切であるか

信頼性のある推薦状を作り上げるためには推薦状を書く人が適切である必要があります。

例えば、家族や友人のような個人的な繋がりでは推薦状として信頼性が薄くなってしまいます。

そのため、研究室の教授など社会的に信頼性があり、推薦状を書く人物として相応しい人にお願いします。

【もう迷わない！】スタンフォード大学発表の適切な推薦者の選び方とは？

1年以上の付き合いがあるか

推薦状を書いてもらうのであれば、1年以上のお付き合いがある方がいいです。

というのも、さまざまな付き合いがなければ自分自身のことを十分に紹介してもらうことができないと考えられるので、内容も不自然になってしまいます。

途中で大学を編入したなどのよっぽどの事情がない限りは多くの教授と長いお付き合いがあると思いますので、お付き合いのある教授であることを明確に記載しておきましょう。

知り合った状況について説明しているか

知り合った期間と共に知り合った状況やどのような関係であったかを明確に記載しているかを確認しましょう。

授業に参加していたのか、研究室で指導してもらっていたのかなど、アピールポイントを説明できる関係性であったのかを確認しましょう。

先生と学生の関係性や立場をもとに推薦状の内容が決まりますので、アピールしたい内容と一致するような関係性の説明を行いましょう。

【推薦状のポイント解説】教授との関係性を明確にする3つのポイント

学業成績

推薦状では学業成績についてもなるべく載せるべきだと考えています。

もちろんGPAや成績表などは海外の大学院へ送付しますので、成績を細かく説明する必要はありません。

しかし、成績を取るまでに至った過程などを詳しく書けると、優秀な学生であることのアピールにつながると思いますので、エピソードを推薦状の中で紹介しましょう。

以下の3点に気をつけて内容の確認をすると重要なポイントを全てカバーすることができます。

1. 成績など客観的な指標を載せているか
2. 授業態度など書類に載らないエピソードはあるか
3. 他の学生との比較はあるか

成績など客観的な指標を載せているか

学業について書くのであれば、推薦状の中で成績については明確に書いておくようにしましょう。

推薦状は客観的な評価の指標になりますし、数字で書くことで優秀な成績を取ったことがわかりやすくなります。

このように3.9という数字を載せることで、非常に優秀な成績を修めたことがわかりやすくなります。

授業態度など書類に乗らないエピソードはあるか

先ほども書きましたが、成績表自体は大学院へ送られるので、成績だけを並べるのではなく、どうしてそのような優秀な成績を取ることができたのかを詳しく書くと推薦状がより効果的になります。

「授業で積極的に発表をしていた」「毎日研究を熱心に行なっていた」などプロセスに重点を置いたエピソードを推薦状に追加することで、どのような学生なのかがイメージつくかどうかを校正で確認しておきましょう。

他の学生との比較はあるか

優秀であることを記載するのはもちろんのことですが、他の学生との比較があるとより優秀な点がわかりやすくなりますので、比較があるかどうかも確認しておきましょう。

こちらのようにtop2%, top10%という表現などがあると、他の学生と比べてどの点で優秀なのかがわかりやすくなるので、こちらの表現も使われている方がより効果的に自分を見せることができます。

受験生の人柄

受験生がどのような学生であるのかを知ることができる唯一の書類が推薦状なので、自分の人柄がわかるエピソードが含まれているのかどうかも確認しておきましょう。

人柄について書く時に気をつけるべきことは以下の3点です。

1. 受験生の人柄を一言で表しているか
2. リーダーシップをアピールできているか
3. 努力ができることをアピールできているか

受験生の人柄を一言で表しているか

受験生の人柄を一言で表すのは非常に重要です。

例えば、「彼は優しくて、リーダーシップを持っていて、ときには仲間にも厳しい一面があります」という文章と「彼は誠実で信頼できる人間です」という文章があったときどちらの方が印象に残るでしょうか。

おそらく後者の方が印象に残りやすいと思います。それは一言で人物を伝え、アピールしたいポイントを絞っているからです。

推薦状の中ではたくさんのことを詰め込もうとするのではなく、アピールすべき点を明確に定め、そのポイントに絞って推薦状を書くことで効果的な推薦状に仕上げることができます。

そのため、たくさんのことではなくあらかじめアピールポイントを明確に決めてから書き、そのアピールポイントがわかるような推薦状かどうかを最終確認しましょう。

【大学院留学志望者必見】推薦状に載せたいアピールポイントが見つかる3つの切り口

リーダーシップをアピールできているか

リーダーシップは重要な資質の一つなので、グループとしてチームを引っ張った経験があるのであれば、それについて書かれているのかを確認しましょう。

どのようにチームを引っ張ったのか、チームとしてどのような成果を出したのかを立場的に不自然にならない範囲で書くようにしてください。

努力ができることをアピールできているか

継続的に努力できることも重要なアピールのポイントです。

研究活動などでは特に継続して活動を行うことが重要ですので、研究活動やTAとしての責任ある立場をやり遂げたことなど、目標に対して努力ができることを詳しく書きます。

推薦理由

最後の段落では今までの内容のまとめを簡潔に行い、受験生が有力な候補者であることを再度伝えておく必要があります。

最後の推薦理由では2つのポイントが満たされているかどうかを確認しておきましょう。

1. 今までの内容をまとめているか
2. 質問があれば受け付ける旨を書いているか

今までの内容をまとめているか

最後の段落では簡潔に今までの内容をまとめておくと、推薦状の内容をわかりやすくすることができるのでおすすめです。

あまり長くなってしまうと逆効果なので、1文または2文でまとまっているかを確認しておきましょう。

質問があれば受け付ける旨を書いているか

必須ではありませんが、最後に質問を受け付ける旨を書いておくといいでしょう。

このような文章を最後に載せておくと推薦状締めとして有効です。

論理構成の確認

推薦状では短い文章の中で自分のアピールポイントなどを明確に伝える必要がありますので、論理構成は非常に重要です。

同じ内容でもポイントをはっきりと明確にしている文章とダラダラと書いているだけの文章では推薦状の印象が大きく異なります。

具体的な例を見ていきましょう。

悪い例の文章では、結論がわかりにくかったり、具体例が一部十分に書かれていなかったりと少しわかりにくい文章になっていると思います。

その一方で、良い例の文章では初めに結論が来ており、それを補足する理由・具体例などが続く形で書かれているため、文章のポイントが見やすくなっています。

このように簡潔に物事を伝えるために使われるフレームワークとして「PREP法」というものがあります。

PREP法とは

PREP法は主にビジネスシーンで用いられる文章構成方法であり、簡潔かつ説得力のある文章を作成する際に用いられるフレームワークのことです。

PREP法では4つの論理構成を順番に話を展開していきます。

1. 結論(Point)
2. 理由(Reason)
3. 具体例(Example)
4. 結論(Point)

これら4つの頭文字をとってPREP法と呼ばれています。

PREP法の具体例

先程の例を見てみると、こちらもPREP法を用いて書かれていることがわかります。

このようにPREP法を使うと短い文章で簡潔にポイントを伝えることができるので、推薦状の校正する際にはこのような論理構造になっているのかを確認しましょう。

推薦状 x PREP法

推薦状の結論は「この学生は優秀なので、そちらの大学院に推薦します」という内容がほとんどですので、結論においてはもう少し具体的にすべきです。

推薦状は主に4つの内容で構成されているため、それぞれの内容にも結論を設定することで、他の推薦状と差別化することができ、自分自身のアピールを効果的にすることができるからです。

そのため、推薦状においての各段落毎の結論にもできる限りPREP法を適用していきましょう。

こちらでは推薦状を構成する4つの内容ごとに具体例を紹介していきます。

1. 関係性
2. 学業
3. 人柄
4. 推薦理由

関係性

結論：自分は推薦者として適切である

理由：この学生とは1年前から関わりがあるから

具体例：XXの授業で積極的に発言をしていた

学業

結論：この学生は非常に勤勉で知識が深い

理由：XXという授業で優秀な成績を取ったから

具体例：レポートの考察が非常に深かった

人柄

結論：この学生はリーダーシップを発揮できる

理由：チームワーク課題で優秀な成績を収めたから

具体例：チームのサポートをし、同級生からも信頼されている

推薦理由

結論：この学生はXX大学院に相応しい

理由：非常に勤勉で、リーダーシップも備えているから

具体例：(不要)

込め最後の推薦理由については、こちらの内容自体がまとめのようなものなので、最後に具体例をつける必要はないです。

英語の確認

「内容確認」「論理構成」などを通して、推薦状の内容を充実させ、効果的に伝えることができるように校正していきました。

最後の校正では英語が正しく使われているのかどうかを確認していきます。

内容はしっかりしていても、英語がわかりづらく不自然な表現ばかりだと、効果的な推薦状にすることができませんので、英語についても確認することが重要です。

英語については以下の3つの点から確認していくことをオススメしています。

1. 文法の確認
2. ディスコースマーカーの確認
3. 外部への添削依頼

文法の確認

まずは英文法に誤りがないかどうかを確認していきます。

僕が留学をする2015年くらいのときは自動スペルチェック機能もそれほど進んでいなかったため、自分で読み込んで調べることしかできませんでした。

しかし、AIなどの発達で英文構成ツールも多く出てきていますので、そちらも用いて英文法の誤りを確認していきましょう。

オススメのツールは主に2つあります。

1. Google Document
2. Ginger

これらを使って文法的な誤りがないかどうかを確認していきます。

Google Document

Google DocumentはGoogleが提供している文書形式のプログラムです。

Windowsを使っている方はWordを使うことが多いかもしれませんが、Google Documentはアカウントを持っていれば無料で使うことができるので非常にオススメです。

こちらに推薦状を記載し、スペルチェックをすると文法的に誤っている箇所を自動で検出し、変更候補を示してくれます。

GoogleDocumentは仕事でよく使うのですが、英文校正はすごく優秀でオススメです！

Ginger

Gingerは日本でよく使われている英文校正Webサイトではないでしょうか。

Gingerのよいところは無料で使え、Web上で添削を処理してくれる点です。

Google Documentではアカウントを持っている必要がありましたが、GingerではWebサイトにて直接内容を打ち込んだら添削を開始してくれます。

しかし、一度に添削できる文字数に限りがありますので、何度か繰り返して添削を実施しましょう。

ディスコースマーカーの確認

ディスコースマーカーは英文を書く上で非常に重要なものになります。

そのため、間違ったディスコースマーカーを使ってしまうと、文章全体がわかりづらいものになってしたりしますので注意が必要です。

よくある間違いは「Althoughを使っているのに再度butを使っている」「Howeverの後に再度butがある」「andがいくつも並んでいて並列関係がわかりにくい」などがあります。

これらに注意を払って接続詞の確認を行ってください。

外部への添削依頼

推薦状を海外の大学院へ提出する前に必ず英文の校正をしてもらうようにしてください。

英文添削サイト・推薦状添削サイトはいくつかありますので、その中からオススメのサービスを紹介します。

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最後に

今回は推薦状の最終英文校正を3段階に分けて行う方法について詳しく解説していきました。

1. 内容確認
2. 論理構成
3. 英語確認

これら3つのチェック項目を確認することで、ミスなくわかりやすい推薦状を仕上げることができますので、必ず3回のチェックを実施するようにしてください。

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